Mapa documente informative

1. REGULI GENERALE PENTRU CERTIFICAREA PRODUSELOR

ALL CERT PRODUCT asigura accesul liber si neingradit la serviciile sale de certificare pentru orice solicitant indiferent de afilierea la asociatii, grupuri de interese, de numarul de certificate deja emise de catre organism etc., iar conditiile financiare sunt aceleasi pentru toti solicitantii, depinzand doar de amploarea activitatilor implicate.
Sistemul de certificare utilizat de ALL CERT PRODUCT acopera conformitatea produsului cu documentele de referinta si cerintele esentiale. Responsabilitatea care revine furnizorului nu este in nici un caz substituita printr-o responsabilitate a organismului de certificare.

2. ALL CERT PRODUCT

– evalueaza produsele în conformitate cu criteriile din documentele declarate ca referential, standarde romane, CE, ISO sau CEI etc. si dupa caz, organizarea pentru calitate;
– garanteaza confidentialitatea informatiilor culese in timpul certificarii;
– acorda certificarea pentru produsele noi (produse si/sau familii de produse de serie, loturi de produse, produse unicat, produse livrabile in vrac);
– supravegheaza mentinerea conformitatii si respectarea reglementarilor privind certificarea;
– preleveaza produse pentru a fi incercate, atat pentru certificare cat si pentru supraveghere;
– raspunde in limitele legale pentru activitatile desfasurate;

3. DREPTURILE SI OBLIGATIILE SOLICITANTILOR DE CERTIFICARE

Drepturi:
– sa solicite certificarea;
– sa aiba acces la documentele informative ale organismului;
– sa fie informati de modificarea tarifelor / regulilor de certificare;
– sa le fie asigurata confidentialitatea tuturor informatiilor privind produsul certificat;
– sa conteste, întemeiat, persoane din echipa de audit;
– sa formuleze opinii la rapoartele de evaluare;
– sa convina cu organismul activitatile de interes comun;
– sa conteste deciziile ALL CERT PRODUCT privind certificarea.

Obligatii:
– sa-si însuseasca si sa respecte regulile generale pentru certificare;
– sa transmita organismului formularul Solicitare pentru evaluarea conformitatii produsului in vederea certificarii completat;
– sa puna la dispozitie documentatia aferenta produsului de certificat;
– sa permita accesul echipei de audit la documente, înregistrari si în toate locurile unde se desfasoara activitati legate de produsul care face obiectul certificarii;
– sa puna la dispozitia reprezentantilor organismului personal si mijloace pentru desfasurarea în bune conditi a evaluarilor;
– sa asigure transportul la sediul laboratorului convenit a esantioanelor prelevate pentru încercari;
– sa initieze actiuni corective si preventive rezultate în urma activitatiilor privind certificarea;
– sa prezinte neconformitatile din productie si reclamatiile clientilor referitoare la produsele care fac obiectul certificarii si modul de solutionare a acestora.

4. Fazele certificarii:

– evaluarea preliminara a solicitantului;
– initierea procesului de certificare;
– evaluarea documentatiei produsului si dupa caz evaluarea organizarii pentru calitate;
– evaluarea la fata locului a procesului de fabricatie al produsului;
– prelevarea probelor, efectuarea (si supravegherea) incercarilor si evaluarea rezultatelor;
– acordarea certificarii;
– supravegherea;
– reevaluarea si/sau reinnoirea certificarii (la expirarea certificarii sau cand produsul sufera modificari).
Acordarea certificarii este conditionata de trecerea cu succes a fiecarei faze.

4.1 Evaluarea preliminara

ALL CERT PRODUCT pune la dispozitia solicitantilor, la cererile speciale, Mapa de documente informative, la care este anexata Solicitarea pentru evaluarea conformitatii produsului in vederea certificarii.
Cand solicitantul indeplineste cerintele de certificare, completeaza anexele si le returneaza. ALL CERT PRODUCT analizeaza cererea pentru a se convinge daca poate fi procesata. In caz afirmativ, poate face o evaluarea preliminara a solicitantului in scopul de a verifica daca acesta are capabilitatea de a mentine sub control procesul de fabricatie.

4.2 Initierea procesului de certificare

ALL CERT PRODUCT poate refuza o cerere de certificare numai daca in urma analizei conditiilor solicitantului rezulta ca nu are capacitatea tehnica sau cand rezultatele negative ale evaluarii preliminare nu au fost corectate.
Daca cererea poate fi procesata, ALL CERT PRODUCT definitiveaza Contractul de certificare, il transmite solicitantului si dupa analiza se semneaza in 2 exemplare, ambele cu valoare de original.

4.3 Evaluarea documentatiei cuprinde

– evaluarea documentatiei produsului, inclusiv a documentatiei procesului de fabricatie aferent;
– evaluarea modului de organizare pentru calitate, (exceptie cazul în care solicitantului are un sistem al calitatii certificat sau in curs de certificare cu un organism acreditat).

În cazul in care documentatia necesita imbunatatiri sau este incompleta se solicita completarea sau modificare acesteia in cel mult 30 de zile, in caz contrar procesul de certificare se sisteaza.

4.4 Evaluarea confomitatii productiei

Se face in cazul produselor de serie si are scopul de a verifica daca dispozitiile si procedurile stabilite de solicitant sunt adecvate pentru asigurarea conformitatii productiei.
Durata evaluarii se stabileste in functie de complexitatea produsului: complexitate mica, medie si mare. Complexitatea este data de numarul de angajati pe punct de lucru, tehnologie de lucru, echipamente moderne.
În cazul in care la evaluarea (auditul) la fata locului s-a depistat o neconformitate majora pentru acelasi produs (familie) procesul de certificare se suspenda (pentru produsul in cauza) pâna la implementarea actiunilor corective dar nu mai mult de 3 luni.
Daca la verificarea implementarii actiunilor corective nu mai sunt neconformitati care pun in dubiu calitatea produsului se acorda certificarea, altfel procesul de certificare se sisteaza.

4.5 Evaluarea incercarilor

Laboratorul in care se vor efectua incercarile se stabileste de comun acord cu solicitantul.
ALL CERT PRODUCT va supraveghea activitatile legate de esantionare, de prelevare a esantionului de produse.
Pentru evaluarea rezultatelor incercarilor ALL CERT PRODUCT are proceduri documentate.

4.6 Acordarea certificarii

Fiecare etapa din procesul de certificare se finalizeaza prin documente scrise care constituie Dosarul de certificare al produsului. Trecerea de la o etapa la alta este conditionata de achitarea costurilor aferente etapei.
Dupa ce procesul de certificare a parcurs cu succes etapele de evaluare, Dosarul de certificare se analizeaza daca sunt / nu sunt indeplinite cerintele pentru asigurarea conformitatii si se decide acordarea / neacordarea certificarii. Decizia privind certificarea se notifica solicitantului in scris.
In cazul in care decizia este de acordare a certificarii, solicitantului i se va inmana Certificatul de conformitate si / sau Licenta pentru utilizarea marcii ALL CERT PRODUCT pentru produse.
In cazul neacordarii certificarii, solicitantul poate face contestatie in termen de 15 zile.

4.7 Supravegherea

Dupa acordarea certificarii, ALL CERT PRODUCT va supraveghea titularii de certificate pentru a se asigura ca acestia respecta reglementarile privind certificarea. Supravegherea se realizeaza atât prin audituri de supraveghere ce au loc la 6 de luni de la data acordarii certificarii si apoi la intervale de 12 luni cât si prin prelevarea de probe din stocurile producatorului sau de pe piata.
Pentru titularii de certificate de conformitate pentru loturi de produse, ALL CERT PRODUCT isi rezerva dreptul de a face doar supravegherea pe piata pentru a se asigura ca titularul face referire la certificarea obtinuta doar pentru lotul pentru care a primit acest drept.
In cazul in care ALL CERT PRODUCT primeste reclamatii privind produsele certificate poate initia audituri de supraveghere neprogramate. Daca sunt consemnate neconformitati, titularului ii revine obligatia de a suporta costul auditului respectiv, inclusiv al auditului de urmarire pentru implementarea actiunilor corective.

4.8 Reevaluarea, restrangerea, extinderea si reinnoirea certificarii

În cazul in care pe durata de valabilitate a certificarii, produsul, procesul de fabricatie, referentialul, modul de organizare a titularului sufera modificari semnificative este necesara o reevaluarea printr-un audit de supraveghere si prin incercari de laborator (daca este cazul), iar în functie de rezultate se decide mentinerea, restrangerea certificarii.
Daca titularul, pe durata de valabilitate a certificarii solicita extinderea domeniului certificarii, este necesara o reevaluare a procesului de productie de regula printr-un audit de supraveghere si incercari de tip la laborator de terta parte, iar în functie de rezultate se va analiza si decide asupra extinderii domeniului certificarii.

5. Drepturile si obligatii titularii

Titularii de licenta pentru utilizarea marcii ALL CERT PRODUCT / CE au urmatoarele drepturi:
– sa aplice marca acrodata pe produsele certificate, pe ambalajele sau pe documentele aferente;
– sa faca referiri la marca acordata în corespondenta, contracte sau alte documente privind produsele certificate putând prezenta si o copie a licentei;
– sa conteste orice decizie de sanctionare aplicata conform prevederilor din Reguli generale pentru certificarea produselor;
– sa utilizeze marca acordata ca mijloc de publicitate în vederea promovarii produselor certificate;
– sa renunte la licenta înainte de expirarea perioadei pentru care a fost acordata;
– sa fie publicati în Lista titularilor de licenta pentru utilizarea marcii acordata pentru produse.

Titularii de certificate de conformitate au urmatoarele drepturi:
– sa faca referire la Certificatul de conformitate obtinut în corespondenta, contracte sau alte documente privind produsele certificate;
– sa utilizeze o copie a Certificatului de conformitate ca document de însotire numai pentru produsul / lotul de produse certificat;
– sa conteste orice decizie de sanctionare aplicata conform prevederilor din Reguli generale pentru certificarea produselor;
– sa renunte la certificat înainte de expirarea perioadei pentru care a fost acordat;
– sa fie publicati în Lista titularilor de certificate de conformitate.

Titularii au urmatoarele obligatii:
– sa utilizeze licenta / certificatul numai pentru produsele pentru care au obtinut acest drept, fara ambiguitati sau posibilitati de confuzie cu celelalte produse realizate;
– sa dea explicatii Directorulului General ALL CERT PRODUCT atunci când se dovedeste ca a utilizat incorect licenta / certificatul obtinut;
– sa pastreze inregistrari referitoare la produsele care fac obiectul certificarii, la reclamatii si la actiunile corective intreprinse si sa le prezinte ALL CERT PRODUCT în perioada supravegherii;
– sa permita supravegherea programata sau neprogramata;
– sa mentina conditiile de realizare a produsului care au condus la acordarea certificarii pe toata perioada de valabilitate a acesteia;
– sa anunte despre orice modificare intervenita în conceptia produsului, în procesul de fabricatie sau în schimbarea locului de productie;
– sa comunice orice modificare survenita în statutul sau juridic;
– sa întreprinda masuri corective în cazul sanctiunilor de avertisment si suspendare;
– sa nu faca nici o referire la certificare in cazul sanctiunilor de suspendare, retragere si anulare a certificarii si sa se supuna deciziei ALL CERT PRODUCT;
– sa anunte renuntarea la certificare si sa returneze licenta / certificatul;
– sa anunte cu cel putin o luna inainte, intentia de a aplica pe produs si alte marci.

6. Utilizarea certificatului de conformitate. Licentei pentru utilizatrea marcii pentru produse

Dreptul de utilizare a licentei / certificatului de conformitate îl au numai titularii care au obtinut certificarea de la ALL CERT PRODUCT si numai pe perioada de valabilitate a acesteia.
Utilizarea licentei / certificatului de conformitate este permisa numai cu respectarea conditiilor stabilite în Regulamentul de utilizare a licentelor / certificatelor si marcii.

7. Suspendarea certificarii se face atunci cand

– au fost depistate neconformitati care nu impun retragerea imediata a certificarii;
– au fost facute referiri incorecte la certificare;
– au fost incalcate reglementarile privind certificarea;
– nu s-au comunicat in timp modificarile aduse produsului ce îi pot afecta conformitatea;
– nu s-au aplicat modificarile introduse de organism în cerintele pentru certificare;
– nu au fost onorate obligatiile financiare.

In cazul aparitiei uneia din situatiile anterioare, ALL CERT PRODUCT notifica titularului suspendarea certificarii pe o perioada de 30 de zile.
Daca titularul întreprinde masurile ce se impun si le comunica, ALL CERT PRODUCT va verifica daca cauza a fost eliminata, iar in caz afirmativ va notifica revocarea suspendarii.
Daca in acest interval titularul nu a inlaturat cauza, suspendarea se va prelungi. Perioada maxima de suspendare este de 6 luni si nu se adauga perioadei de valabilitate a certificarii.
Suspendarea certificarii este notificata titularului si este facuta cunoscuta public.

8. Retragerea si anularea certificarii

ALL CERT PRODUCT dispune retragerea si anularea certificarii atunci când:
– nu au fost rezolvate aspectele care au dus la suspendarea certificarii;
– nu se respecta reglementarile privind certificarea si au fost constatate abateri majore;
– au fost depistate neconformitati care impun retragerea imediata a certificarii;
– se renunte in scris la certificare;
– se notifica incetarea productiei;
– nu au fost onorate in mod repetat obligatiile financiare.
Retragerea si anularea certificarii este notificata titularului si este facuta cunoscuta public.

9. Contestatii si apeluri

Solicitantii / titularii pot face contestatii si apeluri dupa cum urmeaza:
• Contestatii la Directorul General ALL CERT PRODUCT impotriva:
– rezultatelor consemnate în rapoartele de audit;
– interpretarii rezultatelor din rapoartele de incercari;
– activitatilor legate de certificare;
– hotararilor privind acordarea / neacordarea certificarii;

• Apeluri la Colegiul pentru tratarea reclamatiilor si apelurilor al ALL CERT PRODUCT impotriva:
– contestatiilor respinse de Directorul General ALL CERT PRODUCT;
– activitatea si competenta auditorilor si expertilor tehnici;

• Apeluri la RENAR impotriva:
– hotararilor Colegiului pentru tratarea reclamatiilor si apelurilor al ALL CERT PRODUCT;
– hotararilor ALL CERT PRODUCT privind suspendarea, retragerea si anularea certificarii.

10. Lista documentelor cerute solicitantului certificarii

– documentul de referinta (standard de firma, proiect tehnologic, etc.);
– schema procesului tehnologic din care rezulta produsul;
– organigrama (extras cu personalul angajat in realizarea produsului).

11. TARIFE

Tarifele se aplica nediscriminatoriu si sunt stabilite in conformitate cu Politica privind tarifele practicate de ALL CEDRT PRODUCT – P – 4.6.
Tarifele, structura activitatilor de evaluare a constantei performantei produselor pentru constructii in vederea certificarii sunt stabilite si transmise organizatiei solicitante prin Oferta de certificare – ALL CERT PRODUCT.
Tarifele nu includ cheltuielile de deplasare si cazare ale echipei de evaluare / audit si de asemenea cheltuielile auditurilor de urmarire ca urmare a identificarii de neconformitati.
Tarifele sunt exprimate in euro, se calculeaza la cursul BNR din ziua facturarii si nu contin T.V.A.